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某购物中心聘请了一位职业经理人，这位经理人清楚地知道，要想提高公司业绩，最重要的事情是与各家承租商建立良好的关系。然而，经过调查，他发现，公司员工用于这项重要工作的时间实际不到5%，因为有太多琐事牵扯了他们的精力，例如开会、打电话、写报告等，他们每天都忙碌得疲惫不堪，却收效甚微，与各家承租商之间的沟通也仅限于收账或协商分摊广告费等只会让双方关系更加紧张的事情。事实上，各家承租商也非常希望能够与购物中心建立良好的关系，希望管理者能够帮助他们解决问题，而不是在双方之间建立矛盾。这位经理人在了解了情况之后，立即决定调整工作方向，将员工三分之一的工作时间用于改进与承租商之间的关系。此后一年多的时间，该购物中心的业绩提高到了原先的4倍之多。
很明显，该购物中心的员工此前只顾忙于做紧急而琐碎的事情，而忽略了最重要的事情。
从理性的角度讲，做要事和做急事之间正确的选择应当是前者，但在实际工作和生活中，人们常常容易偏离这个原则。但要想成功做好一件事，做好工作，这个原则必须遵守，这就要求在每项工作开始前，首先明确当前最重要的事是什么，应当将精力重点放在哪里。只有分清主次，才能有效地开展工作，具体地说要注意以下几点：
1.明确自己长远的目标
在工作中，每个人都担负着一定的责任，有的责任大些，有的看似小些，有的工作很显赫，有的很平凡，但无论怎样，这都是当下的情形。我们的目光不要仅仅盯在当下，而是要着眼长远，那就是我们的将来是什么样子，未来的蓝图是什么样子。这个长远目标一旦确立，我们就要抛弃一切与之无关的东西，朝着既定的目标努力。
2.现在我要做什么
事情有缓急之分，还有需要与否之分，这些都要明确。我的任务是什么，哪些必须做，哪些必须由你来做，这也是要明确的。必须做的事情，不一定要由你亲自来做，你可以交代给别人做，你负责监督即可。
3.什么样的事情给我的回报最高
人的精力是有限的，应该把有限的精力投入到对自己回报最高的事情上。所谓回报最高，就是高人一等之处。帕累托定律告诉我们什么才是最具战略性的眼光，就是把80%的时间和精力用在最高回报的事情上，余下的时间和精力放在其他事情上。
4.要明确做哪些事情能给自己以满足感人们一般会认为最高回报的事情所带来的满足感自然也最大，但事实是并非所有的事情都如此。不管你是什么人，社会地位如何，都需要通过做事使自己得到满足和愉悦，只有这样，生活才是充实的，生命才是充满活力和情趣的。
明确这四个方面的问题，并使之兑现于我们的工作和生活中，才不至于在纷繁的生活和工作中穷于应对，才能让自己真正获得工作的成功和生活的乐趣。
时间管理的“四象限法则”
我们每天面对的事物纷繁杂陈，对这些事物如果做一番归类，就大致可以划分为四个象限，通过这样的归类，复杂的事物就会变得清晰起来。
第一象限：重要且紧急的事情
“紧急”意味着需要立即着手去做，“重要”则意味着对个人或团队有着重大影响。这一象限会涉及很多事情，例如公司会议急需的报告、客户打来的投诉电话、明天就到期的信用卡账单、家人突然出了意外事故等。这些事情又紧急又重要，你必须立即放下其他所有事情，把全部精力投入到这些事情中。如果你一再拖延，只会让事情变得越来越急，最终让你陷入被动和焦虑。
对你来说，这是最重要的环节，一定要紧紧抓住，因为它关系到你目标的实现，和你的生活密切相关。与其他事情相比，你都要做优先的考虑和实施。这个问题解决了，其他事情才能顺利进行。
第二象限：重要但不紧急的事情
这一象限中的事情虽然不如第一象限那么紧急，但是它关系到个人的长期发展。它涉及你的理想、学习计划、职业规划等，例如学习一项技能、培养一种习惯、进行形象管理、阅读几本书籍等。这些事情对你的人生意义重大，但是你通常都会给它们安排充足的时间，因此你可以在一定时间内进行变通。然而，倘若你每天只追赶琐碎而不重要的事情，那么就会因没有精力而一再拖延这些重要的事情，到了某一时刻，这些事情就被迫从第二象限转入第一象限，让你措手不及，压力剧增。
如何对待虽然重要却并不急迫的事情，这是对我们的一个考量，反映了一个人对人生、工作目标和进程的判断能力。许多人对此是有所认识的，但仅仅因为“不紧急”，因而有所放松警觉，比如那些关于道德品质的培养、身心健康的关注、情感意志的陶冶等，这些看起来不着急，就一天天地拖了下去，直到不了了之。这是很危险的，这样做很可能断送了你未来的蓝图，断送了你的前途。
第三象限：紧急但不重要的事情
细想一下，这样的情形经常发生在我们的生活中。在你正常的生活节律中，忽然出现了不和谐的音符，比如本来你在安静地读书，或者已经休息，为来日紧张的工作储备充足的精力，但此时一个不期而至的电话响起，那是朋友盛情的邀请，于是，你很无奈地去应酬，喝得头昏脑涨，忘却了一切，身体、家庭，还有来日紧张的工作。这样一来，就会造成该做的事情不能圆满完成，而不该做的事情却占用了你宝贵的时间和精力。
这些事情，应该归入优先事项中，这就要求你要像我们在前文中讲过的那样，学会正确安排事情的次序，避免把第三象限中的事情错误地归入第一象限。
第四象限：既不紧急也不重要的事情这一象限中的事情可做可不做，它们或许可以调剂生活，但是却不值得你沉迷其中，占用大量时间和精力。例如，晚饭后，你习惯地蜷缩在沙发上翻着电视频道，翻来覆去，似乎没有你喜欢的节目，但又无所事事。你忽然觉得这样耽误了很多宝贵的时间，不如做点有意义的事情，比如静下心来读本书，哪怕做些简单的家务，和孩子聊聊天，玩玩游戏，但又习惯地每日重复着同样的动作，时间就是这样被一天天地蚕食掉的。
关于这四个象限，你可以更直观地用一个坐标来表示。
观察一下你的时间和精力都处于哪个象限。如果是A点，就表示你忙乱的程度，它意味着你耗损的精力很大，即便如此，还是会有很多相似的情形向你压来。长此以往，穷于应付的你将筋疲力尽，最终再也无法应对。
如果是C点，表示你认为许多紧急的事情需要尽快处理。但它们也许并不重要，仅仅因为这些事情是由别人来发起的，而你只是被动地被人家操纵。
而D点会告诉你你所做的一切都毫无意义，既无效率，也无效能，除了白白浪费你的时间和精力，没有任何回报。而从另一个角度讲，你还是个不能自控的人。
现在只有B点了。有些事情并不紧急，但却与我们的道德品质、生活习性和质量、教育程度以及工作业绩息息相关。如何对待这些看似不很急的事情，关系着我们是否事业成功、生活幸福。明确了这一点，你就会有计划地修养身心，安排好生活，关注好身体，永远保持最佳状态。这样看来，选择B点才是正确的。
在生活和工作中，处于A点的人很多，他们很忙碌、很敬业、很勤奋，然而却效率低下。何以如此？就是因为他们把时间和精力都用在所谓紧急的事情上，而那些所谓紧急的事情永远也没个完结，永远需要人穷于应对，而真正用在D点上的时间和精力则不足。这就是现状。根据四象限法则，我们可以做个总结：重要但不紧急的事情是最重要的事情，你应该在这些事情上分配更多的时间和精力。因为很多重要又紧急的事情都是由重要但不紧急的事情转化而来的，所以，越早处理重要但不紧急的事情，就能够越早避免发生更多忙乱的情况。例如，在公司事务中，有一项“预防措施”就属于重要但不紧急的事情，对一家公司来说，遇到突发事件是再正常不过的事情，最重要的是提前制订预防措施，这是评判公司管理水平的重要标准。
在比利时，曾经有30多个孩子因为喝了有问题的可口可乐而生病住院。可口可乐公司根据此前制订的预防措施，立即由副总裁亲自前往比利时，向比利时全国宣布，凡是购买了可口可乐的消费者，都可以用小瓶可口可乐无偿换取大瓶可口可乐，这一举措很快平息了此次事件。可口可乐公司的预防措施在关键时刻拯救了整个公司。