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如果你是单位的宴会举办负责人，那么在订餐前认真做些工作。订餐的形式随自己的习惯或者方便来定，但是对宴请的一些重要信息却要做足功课。
订餐方式是指为了订餐，主办方与酒店预订员之间接洽联络、沟通宴请预订信息而采取的方式、方法。根据宴请的对象、主题，可采用多种方式进行预订。
l.电话订餐
电话订餐是订餐的主要方式，主要用于小型宴会预订。拨通酒店订餐电话，敬语问候，说明单位名称、人数、标准、时间，留下联系人的姓名和电话号码。切记，你是客户，即使你是在给城里人气最旺的饭店打电话预订，也不必被电话那端傲慢无礼的声音所击退。他们对你的需要可比你对他们的需要多得多。
2.面谈餐厅
面谈是最常见的一种宴请预方式，住店客、地区居民多用这种方式预定。餐者通过与酒店预订员或宴会销售员进行面对面的交谈，可以充分了解酒店举办宴会的各种基本条件和优势，洽谈举办宴会的一些细节问题，解决宾客提出的一些特殊要求。面谈可以增进彼此的信任和了解，有利于达成一致意见。在进行面谈预订时，要注意以下几方面：(1) 礼貌问候预订员或宴会销售员。
(2) 说明自己的姓名、单位名称、电话号码预定内容、特殊要求等。
(3) 对酒店提的标准菜单，要认真挑选确认，菜单中的个别菜肴可视情况适当予以调整。有特殊要求的，应让店方确认。
(4) 遇重大活动和宴会，应根据与酒店达成的协议，草拟合同，对于未定事宜和需改动事宜，应注明最后确认时面。
(5) 向店方表示感谢。
3.信函订餐
信函餐适宜于远距离、长时间订餐的住店客或企事业单位。它以书面的方式询问和回答有关问题。事后还要与酒店保持联络，并结合电话预订或面谈，最终达成协议。
4.电传订餐
电传订餐是介于电话餐与信函餐之间的一种预方式，它比信函订餐速度要快，比电话订餐更具体、更准确。
5.中介人订餐
中介人是指专业中介公司或饭店内部职工。专业公司可与饭店宴会部常年合同作为预订，收取一定佣金。饭店员工代为预定，适用于饭店比较熟悉的老客户。
6.政府指定性订餐
政府机关或主管部门在政务交往或业务往来中安排宴请活动而专门向直属宾馆、饭店宴会部发出预订的方式。政府指定性预定，常由文件下达计划或由专职工作人员将书面预订计划亲自送给宴会预员或宴会部经理。政府具有指定性餐往往具有一定的强制性，酒店应无条件满足预定的要求。
7.网上订餐
随着网络技术的发展和普及，网上订餐业务也发展起来，它带来的是方便、实惠和个性化。如果公司要预订今天中午的一顿经理宴会，只要从电脑记录中调出参加宴会人员的个人档案，进入网络系统，输入参加宴会的人数、宴会地点、消费标准、个人口味、喜好及忌口，网络上就出现可选择餐厅，选中最佳餐厅，进入该餐厅目录，查寻餐厅菜品介绍，最后通过网络订餐、点菜，注明就餐时问、上菜速度及付款方式等。
订餐的一般程序有如下几步：
1．订餐前要了解有关宴请活动的各种信息（1）了解赴宴的客人人数。
（2）了解宴会规格。
（3）了解宾客风俗习惯。
（4）了解宾客生活忌讳。
（5）了解宾客特殊需要。
2.对于规格较高的宴会，还应掌握下列事项： （1）宴会的目的和性质。
（2）宴会的正式名称。
（3）宾客的年龄和性别。
（4）有无席次表、座位卡、席卡。
（5）有无音乐或文艺表演。
（6）有无司机费用等。
（7）主办者的指示、要求、想法。
3.向中意的餐饮经营单位询问与订餐相关的信息，一般有关问讯的内容通常包括： （1）是否有空宴会厅。
（2）宴会厅的规模及各种设备情况。
（3）宴会主办单位提出的有关宴会的设想以及在宴会上安排活动的要求能否得到满足。
（4）中西餐宴会、酒会、茶话会等的起点标准费用。
（5）高级宴会人均消费起点标准，大型宴会消费金额起点标准。
（6）宴会的菜肴、饮料的费用。
（7）宴会菜肴的内容。
（8）各类宴会的菜单和可变换、递补的菜单。
（9）不同费用可供选用的酒单。
（10）宴会中主要菜点和名酒的介绍及实物彩色照片。
（11）不同费用标准的宴会，饭店可提供的服务规格及配套服务项目。
（12）饭店所能提供的所有配套服务项目及设备。
（13）中西餐宴会、酒会、茶会的场地布置、环境装饰和台型布置的实例图。
（14）宴会预定金的收费规定。
（15）提前、推迟、取消预定宴会的有关规定等。
4．订餐的正式确认
虽然在订餐时已经给酒店提出了要求，但是为了保证宴请质量，对于大型宴会，还要将双方所同意的事项记录在合同书上并请双方签字，以保障订餐方与酒店的权利。
另外饭店与办宴客户之间可有若干规定或说明，附于合同背面。在签订合同时，为了保证宴会预订的确认，饭店通常会要求已确定日期的客户预付一定数量的订金，一般大型宴会为总费用的l0一15％。一般对订金的处理有以下几方面：(1) 如果客户超过饭店规定的限期取消预订，订金将不予偿还，如果对方与饭店有良好的信用关系或小型宴会，则不必付订金。
(2) 对于确认后届时不到的客人，按全价收费。
(3) 取消预订，一般要求在宴会前一个月通知饭店，这样不收任何费用。若是在宴会前一个星期通知，预订金将不予偿还，还要收取整个宴会费用的5％作为罚金。
5、订餐的变更与取消
(1) 订餐的变更。由于种种原因，数个月前甚至几个小时前订的餐可能会有所变更。如有时候会对宴会细节稍作修改、参加人数的增减、桌形的改变等；饭店方面有时也会发生变动。为适应这种临时变更，订餐人员应该及时与酒店有关人员确认订餐的相关事项，将发生错误的可能性降至最低程度。
无论用电话还是面谈形式，对已预订过的宴会或其他活动进行更改时，态度要和蔼、真诚。要说明更改的项目、原因，并尽快将处理的信息传递给所邀请的客人，并向客人表示感谢。
(2) 订餐的取消。由于某种原因，预订的宴会除发生变更外，也可能被取消。如取消订餐，应及早通知店方和所邀请的客人，并说明取消的原因。